Pak je agenda bij de kladden en krijg grip op je werkweek

13 januari 2020 | Algemeen

In het vorige stuk hadden we het over productiviteit en grip op je werkdagen en je tijd. In dit stuk geven we je een aantal praktische tips, dingen waar je nu meteen mee aan de slag kan. We beginnen simpel: met je agenda.

2Partners: Pak je agenda bij de kladden en krijg grip op je werkweek

Vaak gebruiken we een takenlijst en een agenda apart, maar Rick Pastoor schrijft in zijn boek dat je die twee beter kunt integreren. In tijden van gedeelde agenda’s kun je beter zelf je agenda volplannen, voordat iemand anders het voor je doet zegt hij.

1. Begin bij het begin en kies een agenda. Veel mensen gaan voor de Google of iCloud agenda, maar je kunt ook eens kijken naar andere agenda’s. Wij zijn bijvoorbeeld wel gecharmeerd van Timepage, een fraai vormgegeven agenda van Moleskine die synchroniseert met Google en Apple.

2. Plan niet alleen je harde afspraken (inclusief eindtijden en locaties!) maar ook je to do’s. Als je die in je agenda zet moet je nadenken over hoe lang deze to do moet duren. Het leert je hoe je je tijd gebruikt: doe ik lang over deze taak of juist niet? Je kunt zo snel leren van je eigen “tijdconsumptie” en je agenda steeds beter indelen.

3. Zet ook je reis- en voorbereidingstijd in je agenda. Ga je met de auto of trein? En kun je ondertussen dan nog wat werken of juist niet? Handig om te weten hoeveel tijd je overhebt die dag voor je takenlijst.

4. Plan aan de hand van je energielevel. Ben je ’s ochtends op je scherpst? Doe dan de dingen waar je veel focus voor nodig hebt. Plan ’s middags tijd in voor dingen die minder focus vragen, of andersom. Whatever flows your boat.

5. Plan tijd in voor je e-mail. Je hoeft niet elk moment op een mail te reageren. Plan elke dag een kwartiertje of half uurtje voor je mail en kijk er de rest van de dag niet meer naar.

Als je je agenda zo rigide gaat afbakenen kom je erachter hoeveel tijd je eigenlijk hebt, hoeveel er verloren gaat en wat je allemaal nog meer zou kunnen doen in de overige tijd. Maak van je agenda een navigatiesysteem, zoals Pastoor het zo mooi uitlegt, voor rust in je hoofd: agenda always knows. Hou hierbij, als laatste tipje, een 80/20 regel aan: vul 80% van je tijd in en hou 20% leeg. Zo kun je ook tussendoor nog even gaan lunchen ;-).

Benieuwd naar het hele boek? Je kunt ‘m hier kopen, Pastoor heeft het in eigen beheer uitgegeven.

Contact?

Zoek je werk?

Upload je CV

Adres

2Partners
Van Lanschotlaan 2
5262 AG Vught                Stefanie  06-41474160   Andrea   06-37374280